La dématérialisation

La dématérialisation des factures : l’évolution qui vous veut du bien

La dématérialisation des factures est dans l’air du temps. Nous pouvons l’observer depuis de nombreuses années en France et en union européenne avec les différentes directives des dernières décennies. Les intérêts sont nombreux et les incitations se multiplient. Pourtant, la dématérialisation des factures et tous ses avantages n’est pas encore si répandue dans notre pays.  Plusieurs raisons expliquent ce non empressement. Pourtant, qu’on soit micro-entrepreneur ou patron d’une grande entreprise en passant par la PME, il y a tout à gagner ! Faisons ensemble un tour d’horizon et une mise au point.

La dématérialisation des factures, un phénomène de plus en plus incontournable

Nous pouvons dire que l’année 2001 est l’année qui marque les débuts du processus de dématérialisation : une directive européenne traite ce sujet en autorisant la substitution de la facture électronique à la facture papier. Bien sûr, cela n’a pas signifié l’automatisation de la facture électronique et l’Etat français a dès le départ encadré tout ceci. C’est néanmoins les débuts de la dématérialisation des services de l’Etat (déclaration d’impôt, carte grise, etc.).

Au fil des années, la volonté d’aller vers le tout numérique s’est ancrée dans notre société. C’est dans cette veine que l’Etat français a mis un coup d’accélérateur à la transition numérique en 2010 au travers de la Directive Européenne 2010-45 CE. De même, la loi Macron du 6 août 2015 a imposé aux entreprises privées d’accepter les factures électroniques provenant d’autres entreprises privées.

De même, depuis le 1er janvier 2020, quiconque vendra des biens ou services à un organisme public sera contraint d’avoir recours à la facture électronique via un portail appelé « Chorus Pro».

L’apothéose aura lieu en 2023. L’article 56 du Plan de Loi de Finance stipule que toutes les factures des entreprises devront être dématérialisées.

Mais alors, la dématérialisation des factures c’est quoi exactement ?

Quand on parle de facture dématérialisée on pense rapidement à facture électronique, mais en réalité, ce n’est pas tout à fait exact. Il existe 2 types de dématérialisation.

Dématérialisation simple

La dématérialisation simple consiste tout simplement à numériser des factures qui ont été éditées en premier lieu en format papier. Cela permet d’archiver, envoyer et stocker assez facilement les factures. Toutefois, cela ne vous exemptera pas de conserver les originaux papiers. Il est important de comprendre que  numériser votre facture papier ne suffira pas à la qualifier légalement de facture électronique.

Si vous désirez vous délester de toutes vos factures papiers pour n’avoir à conserver que le format numérique, il existe une procédure à suivre afin d’être en règle avec l’administration fiscale. Grâce notamment à 2 décrets (5 décembre 2016 et 22 mars 2017), il est désormais possible de remplacer définitivement ses documents originaux papiers par leur copie numérique. La copie numérique devient ainsi le document de référence et conserver la version papier n’est plus nécessaire.

Pour qu’une copie numérique puisse prétendre remplacer les originaux papiers, elle doit pouvoir être reconnue de copie fiable. Pour obtenir ce qualificatif légal il vous faudra respecter  certains critères fixés dans l’arrêté du 22 mars 2017 en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales. En résumé il sera exigé que votre facture numérisée soit :

  • parfaitement identique à l’originale papier
  • archivée de telle manière à garantir un accès au document sur toute la durée légale et fiscale de conservation
  • sécurisée grâce à divers procédés type empreinte numérique, signature électronique, etc.

Dématérialisation fiscale

La dématérialisation fiscale est emblématique de cette révolution du numérique dans laquelle nous nous trouvons propulsés : c’est là que nous pouvons parler de facture électronique.

La facture électronique est éditée, envoyée, reçue et archivée au format électronique.

Vous retrouverez 2 types de factures électroniques :

Non-structurées

C’est l’édition simple d’une facture dans un format non modifiable (PDF, JPEG) et donc accessible à tous. La gestion ne nécessitant pas de prestataire du fait de son côté minimal, elle est forcément moins coûteuse. Toutefois, ces formats ne pourront vous apporter le confort et tous les avantages d’une solution structurée.

Structurées

Vous trouverez ici des factures répondant aux normes d’échanges de données informatisées telle que l’EDI, XML, etc. ou encore la signature électronique qui répond à des critères bien spécifiques qui nécessite le recours à un organisme de certification.

De toute évidence, ces solutions nécessitent un prestataire et donc ont un coût. Mais voyons si le coût en vaut la chandelle.

Les avantages de la dématérialisation des factures structurée

Nous pouvons résumer les avantages en 2 catégories.

Premier avantage : le gain de temps

On estime qu’il faut en moyenne 45 jours entre l’édition et la validation d’une facture. Avec la dématérialisation fiscale structurée vous divisez ce temps par 9.

Cela est assez logique et s’explique facilement.

Vos factures étant toutes dans un même endroit numérique, répertoriées instantanément avec des critères de recherches variées, retrouver une facture devient on ne peut plus simple. Que ce soit pour un client ou l’administration fiscale, il n’est pas difficile d’imaginer le confort que cela apporte.

Ajouter à cela que chaque facture ainsi que vos indicateurs de performances peuvent être consultés rapidement depuis différents supports dont les mobiles.

Il n’est également plus besoin de gérer le classement des archives et leur entretien régulier.

Deuxième avantage : le gain pécuniaire

Bien qu’opter pour une dématérialisation structurée ait un coût, le gain financier sera bel et bien au rendez-vous.

On estime que le coût moyen d’une facture est de 14 euros. Avec la dématérialisation structurée vous divisez par 6 ce coût.

Cela peut s’expliquer entre autre, par le personnel à ne plus embaucher. Car qui dit gestion informatisée dit faible besoin de main d’œuvre, voire disparition, pour des tâches peu valorisantes et donc peu motivantes. Cette réalité joue d’ailleurs sur les erreurs humaines de traitement qui s’amoindrissent nettement avec la dématérialisation. Cela aura ainsi une conséquence intéressante sur les coûts que représentent les retards de paiements, les pertes de factures, etc. 

Le bonus : une sécurité accrue

Comme nous venons de le dire, la dématérialisation permet d’éviter grandement les erreurs humaines, c’est donc une bonne sécurité. Mais la sécurité se trouve également dans le fait que les solutions de dématérialisation permettent facilement la mise en place d’une piste d’audit fiable (PAF), une vraie garantie envers l’administration fiscale et vos différents partenaires/clients. Rappelons qu’avoir une PAF est obligatoire depuis 2013.

Comment passer à la dématérialisation fiscale et tous ses avantages ?

Vous l’aurez compris, plusieurs solutions s’offrent à vous. Mais pour une vraie optimisation de votre temps, de votre argent, mais aussi afin de vous simplifier la gestion des factures et le respect de la législation fiscale, notamment au travers d’une PAF, la solution EDI est celle qui remporte le prix.

L’EDI, le format qui facilite la piste d’audit fiable

Selon l’INSEE, l’EDI est «  une technique qui  remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison,...) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA). Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence (ex : Edifact). »

Quant à la PAF, l’administration fiscale la définit comme suit : « une démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle. »

En résumé, il vous faut garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la facture.

On le comprend rapidement, par son fonctionnement même, l’Echange de Données Informatisées (EDI) apporte une PAF solide et reconnue par l’administration.

L’EDI vous permet d’éditer des documents de telle façon qu’une recherche par nom, montant, numéro de commande ou autres se fait très facilement. Que ce soit pour l’administration fiscale, pour vous-même ou un  client, vos factures seront répertoriées d’une manière sécurisée, facilement accessible et avec des entrées de recherche multiples.

En toute simplicité et légalité

La dématérialisation fiscale est donc une vraie bonne solution pour toutes les parties. Toutefois, le cadre légal n’est pas toujours simple à comprendre et les exigences de l’administration sont parfois difficiles à appréhender. La moindre erreur peut coûter cher.

De plus, pour la plupart des entreprises il est impossible de mettre en place en interne des solutions type EDI. Pourtant, comme nous l’avons vu, c’est un vrai gain.

C’est pourquoi nous avons créés eZee, afin de vous apporter des solutions clefs en main. Que vous soyez une petite, une moyenne, une grande entreprise, ou encore un comptable, nous avons créé des offres adaptées à vos besoins qui vous permettront de vous alléger grandement.

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